10 أفضل نماذج إيميل للرد على شكاية عميل أو زبون بالانجليزي
يقدم لكم موقه ثروتي هذا الموضوع حول 10 أفضل نماذج إيميل للرد على شكاية عميل أو زبون بالانجليزي. رغم تعقيد مهمة تهدئة ورضا العميل الغاضب عبر الهاتف، إلا أن الأمر يصبح أصعب بكثير عندما يتعلق بالبريد الإلكتروني. هنا 10 نماذج لرسائل البريد الإلكتروني لإعادة توجيه خدمة العملاء نحو الطريق الصحيح.
في غياب عامل التفاعل المباشر في الوقت الحقيقي، يواجه الوكلاء الذين يتعاملون مع رسائل البريد الإلكتروني الغاضبة تحديات كبيرة. لا يمكنهم قراءة مشاعر العميل، أو استخدام توجيهات الصوت لتهدئة الموقف، أو توجيه الحوار.
عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني الغاضبة، يجب على وكلائك إلى الاستجابة بسرعة، بطريقة تنم عن الدفء والرعاية والمسؤولية. ينبغي لهم أن يكونوا موجزين، وفي الوقت ذاته يعبرون عن التزامهم بتصحيح الأخطاء وشرح كيفية حل المشكلة.
1 نماذج إيميل للرد على شكاية العميل:
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل1 :
Dear [First name],
I’m so sorry your order hasn’t arrived. I know how frustrating this must be.
I’ve tracked the package via [carrier], and it’s currently listed as “[status].” If you’d like to check on its progress, here’s the link you can use: [link]
Please contact me directly if your order hasn’t arrived within [time frame]. In the meantime, I will do everything I can to locate your package.
Once again, [First name], I sincerely apologize for the inconvenience.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي]،
أنا آسف جدًا لأن طلبك لم يصل. أعلم كم هذا اﻷمر محبط.
لقد قمت بتتبع الطرد عبر [شركة النقل]، وهو مدرج حاليًا باسم “[في طور اﻹنجاز].” إذا كنت ترغب في التحقق من التقدم المحرز، فإليك الرابط الذي يمكنك استخدامه: [الرابط]
يرجى الاتصال بي مباشرة إذا لم يصل طلبك خلال [الإطار الزمني]. في غضون ذلك، سأفعل كل ما بوسعي لتحديد موقع اﻹرسالية الخاصة بك.
مرة أخرى، [الاسم الشخصي ]، أعتذر بشدة عن الإزعاج.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل2 :
Dear [First name],
I’m so sorry we mixed up your order. I know a mistake like this can be very upsetting, especially at this time of year.
I’ve double checked your original order, and the correct items should arrive tomorrow via [carrier] (tracking number [#]). If you’d like to track the package, here’s the link you can use: [link].
I’ll follow up with you tomorrow to make sure you received the correct items. If you have any questions in the meantime, feel free to contact me directly.
We do have one small favor to ask. Could you please return the unwanted items within the next [#] days? There should be an adhesive prepaid return label inside the box. If not, just click this link, print the form, and attach it to the box. You can drop the box off at any [carrier] location (click here to find the one nearest you).
Once again, [First name], I sincerely apologize for the inconvenience.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي]،
أنا آسف جدًا لأننا خلطنا طلبك . أعلم أن خطأ مثل هذا يمكن أن يكون مزعجًا، خاصة في هذا الوقت من العام.
لقد قمت بالتحقق مرة أخرى من طلبك الأصلي، ومن المفترض أن تصل البضاعة الصحيحة غدًا عبر [شركة النقل] (رقم التتبع [#]). إذا كنت ترغب في تتبع الطرد، فإليك الرابط الذي يمكنك استخدامه: [رابط].
سأتابع معك غدًا للتأكد من حصولك على البضاعة الصحيحة. إذا كانت لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في الاتصال بي مباشرة.
لدينا خدمة واحدة صغيرة لنطلبها. هل يمكنك إرجاع الطلبية الغير المرغوب فيها خلال الأيام القادمة؟ يجب أن يكون هناك ملصق إرجاع مسبق الدفع لاصق داخل الصندوق. إذا لم يكن الأمر كذلك، فما عليك سوى النقر فوق هذا الرابط وطباعة النموذج وإرفاقه بالمربع. يمكنك ترك الصندوق في أي موقع من مواقع شركة النقل (انقر هنا للعثور على أقرب موقع إليك).
مرة أخرى، أعتذر بشدة عن الإزعاج.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل 3:
Dear [First name],
I’m sorry you had such an unpleasant encounter with one of our associates earlier today. We try to make our customers’ shopping experience easy and enjoyable, and we hold our stores to a very high standard. In this case, we clearly fell short.
I’ve forwarded your complaint to the [location] store management team, as well as our corporate customer experience team. We will do everything we can to make sure this doesn’t happen again.
We’d also like to make it up to you by offering a [#]% discount on your next purchase in-store or online. Here’s a link to the coupon code, which you can print for in-store use: [link].
Once again, [First name], I apologize for our failure to serve you well. Thanks so much for letting us know. Your feedback is valuable to us.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي ]،
أنا آسف لأنك واجهت مثل هذا الموقف الغير السار مع أحد زملائنا في وقت سابق من هذا اليوم. نحن نحاول أن نجعل تجربة التسوق لعملائنا سهلة وممتعة، ونلتزم بتطبيق بمتاجرنا لمعايير عالية جدًا.
لقد قمت بإرسال شكايتك إلى فريق إدارة متجر [ الموقع]، بالإضافة إلى فريق تجربة العملاء في الشركة. سنبذل كل ما في وسعنا للتأكد من عدم تكرار حدوث ذلك مرة أخرى.
ونود أيضًا أن نعوضك عن طريق تقديم خصم بنسبة [#]% على عملية الشراء المقبلة في المتجر أو عبر الإنترنت. إليك رابط لرمز القسيمة، والذي يمكنك طباعته للاستخدام داخل المتجر: [رابط].
مرة أخرى، أعتذر عن فشلنا في خدمتك. شكرا جزيلا لإعلامنا. ردود الفعل الخاص بك قيمة بالنسبة لنا.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل4 :
Dear [First name],
I’m so sorry for the confusion and frustration this has caused. As much as we rely on technology and training to provide customers with consistent, up-to-date information, we deeply regret when breakdowns like this occur.
Here is the section of our return policy that addresses your original question about electronic product returns.
[Screen capture]
You can find our complete return policy here: [link]. Please feel free to reply to this email or call my direct line with any additional questions you might have.
Also, I’ve made our corporate customer experience team aware of this issue so they can address any underlying problems and ensure our customers always have the right information.
Once again, [First name], I apologize for our failure to serve you well. Thanks so much for letting us know. Your feedback is valuable to us.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي]،
أنا آسف جدًا على الارتباك والإحباط الذي سببه هذا الأمر. وبقدر ما نعتمد على التكنولوجيا والتدريب لتزويد العملاء بمعلومات حديثة، فإننا نتأسف بشدة عند حدوث مثل هذه الأعطال.
فيما يلي قسم سياسة الإرجاع الخاصة بنا والذي يتناول سؤالك الأصلي حول إرجاع المنتجات الإلكترونية.
[تصوير الشاشة]
يمكنك العثور على سياسة الإرجاع الكاملة هنا: [رابط]. لا تتردد في الرد على هذه الرسالة الإلكترونية أو الاتصال بخطي المباشر لطرح أي أسئلة إضافية قد تكون لديك.
لقد قمت أيضًا بإعلام فريق تجربة العملاء في الشركة بهذه المشكلة حتى يتمكنوا من معالجة أي مشكلات أساسية والتأكد من حصول عملائنا دائمًا على المعلومات الصحيحة.
مرة أخرى، أعتذر عن فشلنا في خدمتك. شكرا جزيلا لإعلامنا. ردود الفعل الخاص بك قيمة بالنسبة لنا.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل5 :
Dear [First name],
I’m so sorry for the delay in getting back to you. I understand your frustration. Your email needed and deserved a timely response.
As you requested, I’ve updated your payment settings and alerted our website team to the problem you’re having with your account management page. Please contact me directly if you experience any further problems on the site.
For inconveniencing you not once, but twice, we’d like to offer you a [#]% discount on your next purchase in store or online. Here’s a link to the coupon code, which you can print for in-store use: [link].
Once again, [First name], I apologize for the inconvenience. We will continue to do everything we can to speed up and improve our customer service delivery.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الأول]،
أنا آسف جدًا على التأخير. نحن متفهمون ﻹحباطك. بريدك الإلكتروني يستحق الرد في الوقت المناسب.
بناءً على طلبك، لقد قمت بتحديث إعدادات الدفع الخاصة بك وقمت بتنبيه فريق موقعنا على الويب بالمشكلة التي تواجهها في صفحة إدارة حسابك. يرجى الاتصال بي مباشرة إذا واجهت أي مشاكل أخرى على الموقع.
لإزعاجك ليس لمرة واحدة، بلل مرتين، نود أن نقدم لك خصمًا بنسبة [#]% على عملية الشراء المقبلة في المتجر أو عبر الإنترنت. إليك رابط لرمز القسيمة، والذي يمكنك طباعته للاستخدام داخل المتجر: [رابط].
مرة أخرى، أعتذر عن الإزعاج. سنواصل بذل كل ما في وسعنا لتسريع وتحسين تقديم خدمة العملاء لدينا.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل6 :
Dear [First name],
I’m so sorry to hear that there were issues that prevented you from meeting the return window for [name of item].
Unfortunately, company policy clearly states that all returns and exchanges must be made within a 30-day window after your item has been received. For more insight, you can read our full return & exchange policy on our website here: [link].
While we can no longer accept the item/issue a product exchange, I can offer you a partial credit in the amount of $xx.xx. Please let me know if you would like to have this credit issued to your account.
Once again, I apologize for any inconvenience this may have caused. Please let me know how else I can help.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي]،
يؤسفني جدًا سماع أن هناك مشكلات منعتك من الالتزام بمهلة الإرجاع الخاصة بـ [اسم البضاعة ].
لسوء الحظ، تنص سياسة الشركة بوضوح على أن جميع عمليات الإرجاع والاستبدال يجب أن تتم خلال فترة 30 يومًا بعد استلام البضاعة . لمزيد من المعلومات، يمكنك قراءة سياسة الإرجاع والاستبدال الكاملة الخاصة بنا على موقعنا الإلكتروني : [رابط].
على الرغم من أنه لم يعد بإمكاننا قبول المنتج/إصدار استبدال المنتج، إلا أنه يمكنني أن أقدم لك رصيدًا جزئيًا بمبلغ. . . . يرجى إعلامي إذا كنت ترغب في إصدار هذا الرصيد إلى حسابك.
مرة أخرى، أعتذر عن أي إزعاج سببته لك هذه المشكلة. من فضلك اسمحوا لي معرفة كيف يمكنني المساعدة.
بإخلاص،
[الاسم الشخصيى للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل7 :
Dear [First name],
I’m sorry to hear that you’re not satisfied with the quality of [product name]. We aim for nothing less than top-notch quality, and it seems we’ve missed the mark in your case.
Thanks for bringing this to our attention! To help resolve this, could you please provide more details or photos of the issue? This will enable us to investigate further and ensure improvements are made.
In the meantime, I’d like to offer a replacement or a refund, whichever you prefer. Please let me know your choice, and we’ll proceed accordingly.
Your satisfaction is important to us, and we’re committed to making this right for you.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي]،
يؤسفني سماع أنك غير راضٍ عن جودة [اسم المنتج]. نحن لا نهدف إلى أقل من الجودة العالية، ويبدو أننا أخطأنا الهدف بالنسبة حالتك.
شكرا للتنبيه! للمساعدة في حل هذه المشكلة، هل يمكنك تقديم مزيد من التفاصيل أو الصور حول المشكلة؟ وهذا سيمكننا من تعميق البحث والتأكد من إجراء التحسينات الضرورية.
في هذه الأثناء، أود أن أعرض عليك بديلاً أو استرداد أموالك، أيهما تفضل.؟ يرجى إبلاغي باختيارك، وسنتصرف وفقًا لذلك.
رضاك مهم بالنسبة لنا، ونحن ملتزمون بتصحيح هذا الأمر بالنسبة لك.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل8 :
Dear [First name],
Thank you for taking the time to share your thoughts about our [website/app]. We’re always looking for ways to enhance our user experience, and your input is crucial in that process!
Could you please provide more specifics about the issues or suggestions you have? This will help our tech team understand and address your concerns more effectively.
We truly appreciate your willingness to help us improve. As a token of our gratitude, here’s a [discount/promo code] for your next purchase.
Thanks again for your valuable feedback.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي]،
نشكرك على الوقت الذي أمضيته في مشاركة أفكارك حول [موقعنا الإلكتروني/تطبيقنا]. نحن نبحث دائمًا عن طرق لتحسين تجربة المستخدم لدينا، ومداخلاتك مهمة للغاية في هذه العملية
هل يمكنك تقديم المزيد من التفاصيل حول المشكلات أو الاقتراحات التي لديك؟ سيساعد ذلك فريقنا الفني على فهم مخاوفك ومعالجتها بشكل أكثر فعالية.
نحن نقدر حقًا رغبتك في مساعدتنا على التحسن. وكتعبير عن امتناننا، إليك [الرمز الترويجي/الخصم] لعملية الشراء المقبلة.
شكرا مرة أخرى على ملاحظاتك القيمة.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل9 :
Dear [First name],
I’m sorry to hear that [product name] did not meet your expectations. We strive to ensure every customer is happy with their purchase, and it’s clear we have not lived up to this promise in your case.
To better assist you, could you please share specific details about how the product did not meet your expectations? We value your feedback and would like to understand more.
I’d like to offer you a [refund/replacement] or, if you prefer, store credit to choose another item that might be a better fit for your needs.
Your satisfaction is our top priority, and we’re here to ensure you have a positive experience with our products.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي]،
يؤسفني سماع أن [اسم المنتج] لم يلبي توقعاتك. نحن نسعى جاهدين لضمان رضا كل عميل عن عملية الشراء الخاصة به، ومن الواضح أننا لم نفي بهذا الوعد في حالتك.
لمساعدتك بشكل أفضل، هل يمكنك مشاركة تفاصيل محددة التي أدت إلى عدم تلبية المنتج لحاجياتك؟ نحن نقدر ملاحظاتك ونود أن نفهم المزيد.
أود أن أعرض عليك [استرداد الأموال/الاستبدال] أو، إذا كنت تفضل ذلك، رصيدًا مخزنًا لاختيار منتج آخر قد يكون أكثر ملاءمة لاحتياجاتك.
رضاكم هو أولويتنا القصوى، ونحن هنا لضمان حصولك على تجربة إيجابية مع منتجاتنا.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نموذج إيميل للرد على شكاية عميل10 :
Dear [First name],
I apologize for the problems you’ve encountered with the delivery of your order. We understand how important timely delivery is, and it’s disappointing to hear we’ve fallen short.
To address this, I’ve contacted our delivery team to find out what went wrong and to prevent similar issues in the future.
In the meantime, as a gesture of our apology, I’d like to offer you a [percentage] discount on your next purchase. If there are any other ways we can make this up to you, please don’t hesitate to let me know.
We value your business and are committed to ensuring a smoother experience in the future.
Sincerely,
[Agent first name]
[Email/direct phone]
عزيزي [الاسم الشخصي]،
أعتذر عن المشاكل التي واجهتها أثناء تسليم طلبك. نحن ندرك مدى أهمية التسليم في الوقت المناسب، ومن المخيب للآمل أن نسمع أننا قد قصرنا في ذلك.
لمعالجة هذه المشكلة، اتصلت بفريق التسليم لدينا لمعرفة الأخطاء التي حدثت ولمنع حدوث مشكلات مماثلة في المستقبل.
في هذه الأثناء، وكبادرة اعتذار، أود أن أقدم لك خصمًا بنسبة [نسبة مئوية] على عملية الشراء المقبلة. إذا كانت هناك أي طرق أخرى يمكننا من خلالها تعويضك عن هذا الأمر، فيرجى عدم التردد في إبلاغي بذلك.
نحن نقدر عملك ونلتزم بضمان تجربة أكثر سلاسة في المستقبل.
بإخلاص،
[الاسم الشخصي للوكيل]
[البريد الإلكتروني/الهاتف المباشر]
نرجو أن نكون قد وفرنا المعلومات الكافية حول 10 أفضل نماذج إيميل للرد على شكاية عميل أو زبون بالانجليزي لمزيد من التوضيحات حول هذا الموضوع تواصل معنا من خلال التعليقات.