أفضل نموذج تكليف موظف بمهمة رسمية خارج مقر العمل

 

يقدم لكم موقع ثروتي هذا الموضوع حول أفضل نموذج تكليف موظف بمهمة رسمية خارج مقر العمل من خلال عرض ما هي رسالة تكليف بمهمة خارج مقر العمل ما هو الهدف من رسالة تكليف بمهمة خارج مقر العمل متى يجب تحرير رسالة تكليف بمهمة خارج مقر العمل ما هي العناصر الاساسية لرسالة تكليف بمهمة خارج مقر العمل و نموذج تكليف بمهمة خارج مقر العمل.

قد يتعرض سفر الموظفين لمشاكل في بعض الحالات، خاصةً في حالات الطوارئ . لتفادي هذه المخاطر وضمان إشراف دقيق على رحلات العمل المطلوبة من الموظفين، يعتبر توجيه الأمر بشكل رسمي ضرورياً لتحديد إطار واضح لتلك الرحلات.

1 ما هي رسالة تكليف بمهمة خارج مقر العمل:

رسالة التكليف بمهمة رسمية هي وثيقة تهدف إلى الإشراف على السفر المهني لموظفي الشركة وإضفاء الطابع الرسمي عليه. يجب أن يكون مكتوبًا ويأخذ شكل خطاب رسمي. ويجب أيضًا إرسالها قبل مغادرة الموظف مقر العمل.

2 ما هو الهدف من رسالة تكليف بمهمة خارج مقر العمل:

الغرض من رسالة التكليف بمهمة هو التعاقد على السفر الذي يجب على موظفي الشركة القيام به. هذه ممارسة شائعة في أقسام المبيعات حيث يكون السفر للمهمات خارج مقر العمل أمرًا شائعًا، سواء لزيارة العملاء أو حضور المعارض التجارية. لكن هذه الوثيقة مفيدة أيضًا للمدققين والفرق الأخرى التي تحتاج إلى مغادرة مكاتبها لتنفيذ مهمتها الرسمية

بموجب رسالة التكليف بمهمة رسمية، يأذن صاحب العمل بوضوح لموظفه بالسفر لفترة وهدف محددين. تحمي هذه الوثيقة الموظف من أي ملاحقة قضائية بسبب “التخلي عن الوظيفة” وتسمح لرؤسائه بتحديد إطار سفره.

كما أنها تعمل على تحديد كيفية إدارة نفقات السفر من خلال تحديد ما إذا كان سيتم سدادها بشكل فعلي، أو عند تقديم الفواتير، أو على أساس مبلغ جزافي.

كما أن العديد من الحالات يمكن أن تستبعد الاعتراف بحادث عمل عند وقوعه. لذلك من الضروري أن يطلب الموظفون رسالة التكليف بمهمة رسمية خارج مقر العمل قبل أي رحلة عمل من أجل الحماية في حالة ظهور ﺃية مشكلة.

3 متى يجب تحرير رسالة تكليف بمهمة خارج مقر العمل:

تعد رسالة تكليف بمهمة ضرورية لكل رحلة يقوم بها الموظف خارج مكاتب الشركة، خارج مكان عمله المعتاد. سواء كانت لمرة واحدة أو منتظمة، من خلال تأطيرها بهذه الوثيقة الرسمية لحماية كلا الطرفين.

في سياق السفر الدائم، كما هو الحال بالنسبة لمندوبي المبيعات الذين ليس لديهم تواجد فعلي في مقر الشركة، يجب إضفاء الطابع الرسمي على الرسالة على الرغم من أنه ستتخذ شكلاً مختلفًا، خاصة فيما يتعلق بالمدة.

4 ما هي العناصر الاساسية لرسالة تكليف بمهمة خارج مقر العمل:

تحديد هوية الموظف: الاسم الأول، والاسم العائلي، والعنوان، والمنصب، وربما رقم التعريف داخل الشركة.

سياق السفر: تواريخ/أوقات المغادرة والعودة، والوجهة (الوجهات).

وسيلة النقل: قطار، طائرة… ولكن من المهم أيضًا تحديد ما إذا كان الموظف سيستخدم سيارته الشخصية أم لا.

شروط الإقامة: عند الضرورة، وجب تحديد موقع الإقامة.

سبب السفر: يحدد صاحب العمل أسباب رحلة العمل.

تسديد نفقات السفر: فعلياً، عند تقديم الفواتير، أو بمعدل ثابت ومن ثم يجب تحديد المبلغ.

الفحص الطبي: لا ينطبق هذا الإجراء الشكلي على جميع الحالات.

الأجر: في حالة تقديم مكافأة، يجب ذكر ذلك في رسالة التكليف بالمهمة.

 

التاريخ والتوقيع: يجب أن تكون رسالة التكليف بمهمة مؤرخةً وموقعة من قبل صاحب العمل

5 نموذج تكليف بمهمة خارج مقر العمل:

الاسم الشخصي+ الاسم العائلي لصاحب العمل

عنوان الشركة

الاسم الشخصي + الاسم العائلي للموظف

عنوان الموظف

المكان + تاريخ كتابة رسالة التكليف

الموضوع: رسالة التكليف بمهمة رسمية

تكلف الشركة [اسم الشركة] السيدة/السيد [الاسم الشخصي، الاسم العائلي] الذي يشغل منصب [منصب الموظف في الشركة] ويقيم في [العنوان الشخصي] بمهمة [الهدف من المهمة].

أهداف هذه المهمة هي:

الهدف 1:

الهدف 2:

، ستتم هذە المهمة من [تاريخ المغادرة] إلى [تاريخ العودة] وبالتالي ستستمر [أيام/شهر].

ستتم هذه الرحلة بين [عنوان الشركة أو العنوان الشخصي] وموقع المهمة الموجود في [العنوان].

سيتم استخدام وسائل النقل التالية في هذه الرحلة:

وسيلة النقل 1: المرجع إن أمكن (رقم الرحلة مثلاً)، مكان المغادرة، التاريخ والوقت، مكان الوصول، التاريخ والوقت

وسيلة النقل 2: المرجع إن أمكن (رقم الرحلة مثلاً)، مكان المغادرة، التاريخ والوقت، مكان الوصول، التاريخ والوقت

خلال رحلته، سيكون مكان إقامته كما يلي: [اسم الفندق] الموجود في [عنوان الفندق] من [تاريخ الوصول] إلى [تاريخ المغادرة]، بإجمالي [‏ ليالٍ/ شهر].

سيتم سداد تكاليف السفر على أساس السعر الفعلي/الثابت.

[ثم حدد ما إذا كان تقديم الفواتير مطلوبًا أو مبلغ السداد جزافي]

توقيع صاحب العمل

نرجو أن نكون قد وفرنا المعلومات الكافية حول أفضل نموذج تكليف موظف بمهمة رسمية خارج مقر العمل لمزيد من التوضيحات حول هذا الموضوع تواصل معنا من خلال التعليقات.