5 نماذج رسائل إيميل طلب تأجيل عقد اجتماع بالانجليزي

المحتويات:

1 أسباب تأجيل عقد اجتماع

2 كيفية كتابة إيميل طلب تأخير عقد اجتماع

3 نماذج رسائل إيميل تأخير اجتماع بالانجليزية

4 صيغة رسالة الكترونية لطلب تأجيل الاجتماع باللغة الانجليزية

يقدم لكم موقع ثروتي هذا الموضوع حول 5 نماذج رسائل إيميل طلب تأجيل عقد اجتماع بالانجليزي من خلال عرض أسباب تأجيل عقد اجتماع كيفية كتابة إيميل طلب تأخير عقد اجتماع نماذج رسائل إيميل تأخير اجتماع بالانجليزية و صيغة رسالة الكترونية لطلب تأجيل الاجتماع باللغة الانجليزية .

هل سبق لك أن واجهت موقفًا كان من المفترض أن تحضر اجتماعًا ولكنك بحاجة إلى إعادة جدولته بسبب مشاكل غير متوقعة؟

قد يكون هذا تعارضًا مع اجتماع آخر، أو تغييرًا في جدول الشركة، أو مرضًا مفاجئًا. غالبًا ما تعني إعادة الجدولة فقدان الإنتاجية، لذا من المهم التعامل مع الموقف بشكل احترافي.

يعد إرسال بريد إلكتروني لتأجيل الاجتماع مع إشعار كافٍ هو الطريقة الأكثر لباقة لإعلام الزملاء/العملاء أنك لن تتمكن من حضوره.

1 أسباب تأجيل عقد اجتماع:

البريد الإلكتروني للاجتماع المعاد جدولته هو رسالة مهذبة يتم إرسالها لإعلام الحضور بتغيير في تاريخ أو وقت أو مكان دعوة الاجتماع المجدولة مسبقًا. يعد إرسال إيميل بريد إلكتروني لاجتماع الفريق المعاد جدولته في أقرب وقت ممكن من آداب العمل لضمان حصول جميع الحاضرين على أحدث المعلومات.

تتضمن الأسباب الشائعة لإعادة جدولة الاجتماع إلى يوم آخر ما يلي:

مشاركة مسبقة مع اجتماع آخر

في ظل توقعات الطقس السيئ ليوم الاجتماع، قد يكون من الآمن تأخيره حتى يصبح الطقس صافياً.

انقطاع التيار الكهربائي أو أي حالة طوارئ أخرى في مكان العمل تجعل من الصعب عقد الاجتماع كما هو مخطط له.

تغير جدول أعمال الاجتماع ويتطلب وقتًا أطول مما كان مخططًا له في البداية.

مشكلة ملحة في المنزل تحتاج إلى اهتمامك.

الشعور بالمرض أو لديك موعد مع الطبيب.

2 كيفية كتابة ايميل طلب تأخير عقد اجتماع:

كتابة موضوع إيميل واضح:

يمكن القول إن موضوع اﻹيميل هو الجزء الأكثر أهمية في رسالة البريد الإلكتروني، لأنه سيحدد ما إذا كان المتلقي سيفتحها أم لا.

يجب أن يكون الموضوع واضحًا وموجزًا ​​مع الاستمرار في نقل أهميته. على سبيل المثال، “إعادة جدولة اجتماعنا“ أفضل بكثير من “أنا آسف للغاية، ولكن هل يمكننا إعادة جدولة؟”

إذا كان الاجتماع مع شخص لا تعرفه أو من خارج شركتك، فتأكد من تضمين اسمك ومؤسستك.

تقديم اعتذار وسبب معقول:

ابدأ بتحية بسيطة، واعتذر بشدة عن الإزعاج، واشرح سبب طلبك لإعادة جدولة الاجتماع. إذا كان هناك سبب محدد للتغيير المطلوب (على سبيل المثال، لديك اجتماع آخر مقرر في ذلك الوقت)، فتأكد من ذكره لإظهار المصداقية.

مرة أخرى، كن موجزًا ​​قدر الإمكان – لا داعي للدخول في تفاصيل مفرطة.

اقتراح موعد ووقت بديل للاجتماع:

تأكد من اقتراح تواريخ وأوقات بديلة للاجتماع المعاد جدولته في نص البريد الإلكتروني. سيُظهر هذا أنك لا تزال ملتزم بعقد الاجتماع، على الرغم من الإزعاج.

إذا كان هناك خيارات متعددة وجدول أعمال اجتماع، فقم بتضمينها جميعًا في البريد الإلكتروني حتى يتمكن المستلم من اختيار الخيار الأفضل له. أظهر أيضًا استعدادك للتكيف وفقًا لجدولهم الزمني.

إبلاغ الجميع في أسرع وقت ممكن:

بمجرد أن تدرك أنك غير قادر على حضور الاجتماع وتحتاج إلى إعادة جدولته، قم بإخبار جميع الحاضرين في أقرب وقت ممكن. لا يوجد شيء أقل احترامًا من الانتظار حتى الساعة الحادية عشرة لإخبار فريقك أو عملائك بأن الاجتماع لن يتم.

إذا أمكن، أرسل طلب إعادة جدولة الاجتماع قبل عدة أيام من الاجتماع. يمكنك أيضًا البدء بإرسال رسالة فورية ثم بريد إلكتروني رسمي. سيمنح هذا الحاضرين الآخرين الوقت لتعديل جداولهم وفقًا لذلك.

البحث عن التوازن الصحيح في التعبير :

لا تريد أن تبدو وقحًا، لكنك أيضًا لا تريد أن تبدو رسميًا أكثر من اللازم. الهدف هو أن تبدو محترمًا ومعتذرا مع الحفاظ على مستوى من الاحترافية.

اشكر المتلقي على تفهمه ومرونته، واسأله عما إذا كان وقت الاجتماع الجديد سيناسب جميع المشاركين بشكل أفضل.

قم بتخصيص البريد الإلكتروني:

يساعد التخصيص على بناء و الحفاظ على علاقة إيجابية، حتى عند إعادة الجدولة. مما سيوضح أنك منظم ومهتم بالتفاصيل.

على سبيل المثال، لا يمكنك إرسال بريد إلكتروني لاجتماع تمت إعادة جدولته إلى العميل دون مخاطبته شخصيًا. من المحتمل أن يشعر العميل بالإهانة عندما يتلقى رسالة بريد إلكتروني تقول “للجميع” أو “إلى من يهمه الأمر” وكأنه مجرد أي شخص آخر يتلقى بريد إلكتروني .

التقدير:

تذكر أن فريقك قد خصص وقتًا وتحضيرًا كبيرًا لهذا الاجتماع ويقوم الآن بتغيير برنامجه مرة أخرى . إن إظهار التقدير لأعضاء فريقك عند إعادة جدولة الاجتماعات يمكن من نسج علاقة عظيمة للمستقبل.

الاتصال بالمستلم إذا لزم الأمر:

إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني لاجتماع تمت إعادة جدولته ولم تتلق ردًا، أو إذا كان الاجتماع سيبدأ قريبًا، فمن الأفضل الاتصال بالمستلم بدلاً من ذلك. قد تبدو رسائل البريد الإلكتروني في بعض الأحيان غير شخصية، وهذا صحيح بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالجدولة.

إذا اتصلت، فستتمكن من إخبارهم في أقرب وقت ممكن ومعرفة ما إذا كانوا مستعدين في التاريخ/الوقت الجديد أم لا.

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تلقي البريد الإلكتروني الخاص بإعادة جدولة الاجتماع، فاتصل بالهاتف بدلاً من ذلك.

3 نماذج رسائل إيميل تأخير اجتماع بالانجليزية:

 

نموذج إيميل طلب تأخير اجتماع بالانجليزي1 :

Subject Line: Rescheduling Request for [Meeting Name]

Dear [Name],

I’m [Name] from [Company/Department Name]. We had a meeting booked on [Date and time] to discuss [Topic].  

While I was looking forward to the meeting, I’m afraid I can’t attend it due to [mention your reason], really sorry about this. Might it be possible for us to reschedule the meeting?

The following are my available time for the postponed meeting:

[New Date] and [New time]

[New Date] and [New time]

[New Date] and [New time]

Please let me know if any of these options work for you or if you require a different time. 

I apologize sincerely for any inconvenience this may cause and look forward to connecting with you soon.

Thank you,

[Signature]

[Company and contact information]

الموضوع: طلب إعادة جدولة لـ [اسم الاجتماع]

عزيزي [الاسم]،

أنا [الاسم] من [اسم الشركة/القسم]. لقد تم برمجة اجتماع في [التاريخ والوقت] لمناقشة [الموضوع].

عند التحضير إلى الاجتماع، أخشى أنني لا أستطيع الحضور بسبب [اذكر السبب]، آسف حقًا بشأن هذا. هل من الممكن أن نعيد جدولة الاجتماع؟

فيما يلي الوقت المناسب لي للاجتماع المؤجل:

[تاريخ جديد] و [وقت جديد]

[تاريخ جديد] و [وقت جديد]

[تاريخ جديد] و [وقت جديد]

يرجى إعلامي إذا كان أي من هذه الخيارات مناسب لك أو إذا كنت تحتاج إلى تحديد وقت مختلف.

أعتذر بشدة عن أي إزعاج قد يسببه هذا الأمر وأتطلع إلى التواصل معك قريبًا.

شكرًا لك،

[إمضاء]

[معلومات الشركة والاتصال]

نموذج إيميل طلب تأخير اجتماع بالانجليزي2 :

Dear [name]/ Hi Team,

I regret to inform you I am not able to attend [the meeting] scheduled on [date] and need to reschedule it. [Reason for rescheduling]. I apologize for any inconvenience and hope we can reschedule for another date.

Can we meet on either [date 1] or [date 2] instead? Please let me know what time would work best for you. 

Thank you for your understanding.

Sincerely,

[Your name]

عزيزي [الاسم]/ مرحبًا بالفريق،

يؤسفني إبلاغك بأنني غير قادر على حضور [الاجتماع] المقرر في [التاريخ] وأحتاج إلى إعادة جدولته. [سبب إعادة الجدولة]. أعتذر عن أي إزعاج وآمل أن نتمكن من تحديد موعد آخر.

هل يمكننا أن نلتقي في [التاريخ 1] أو [التاريخ 2] بدلاً من ذلك؟ من فضلك أخبرني ما هو الوقت المناسب لك.

شكرا لتفهمك.

بإخلاص،

[اسمك]

نموذج إيميل طلب تأخير اجتماع بالانجليزي3 :

Dear [name],

I’m afraid that we have to reschedule our meeting at [time] on [date] due to unforeseen circumstances.

Please accept my apology for any inconvenience caused, and hope we can postpone the meeting to another date.

Would you be available on [alternative time] or [alternative time]? If not, please let me know what works best for you, and I’ll try to fit it into my schedule.

Again sorry for the trouble, and thanks for your understanding.

All the best,

[Your signature]

عزيزي [الاسم]،

أخشى أنه يتعين علينا إعادة جدولة اجتماعنا في [الوقت] في [التاريخ] بسبب ظروف غير متوقعة.

أرجو قبول اعتذاري عن أي إزعاج، ونأمل أن نتمكن من تأجيل الاجتماع إلى موعد آخر.

هل ستكون مستعد في [الوقت البديل] أو [الوقت البديل]؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فيرجى إخباري بما هو الأفضل بالنسبة لك، وسأحاول تضمينه في جدول أعمالي.

مرة أخرى آسف على الإزعاج، وشكرا لتفهمك.

أتمنى لك كل خير،

[توقيعك]

4 صيغة رسالة الكترونية لطلب تأجيل الاجتماع:

 

نموذج رسالة الكترونية لطلب تأجيل الاجتماع1 :

Dear [name],

While I was looking forward to our meeting on [date] at [time], I regretfully have to reschedule. [Consider explaining the reason you can no longer attend the meeting.]

I am still very interested in [reason for the meeting]. I am available on [date] and [additional date]. Although, if these dates or times don’t work for you, please let me know when you might be able to meet.

I apologize for any inconvenience this may cause, and I look forward to meeting with you on a different date.

Sincerely,

[Your name]

[Your contact information]

عزيزي [الاسم]،

بينما كنت أتطلع إلى عقد اجتماعنا في [التاريخ] في [الوقت]، إنا مضطر للأسف إلى إعادة الجدولة. [فكر في شرح سبب عدم قدرتك على حضور الاجتماع.]

ما زلت مهتمًا جدًا بـ [سبب الاجتماع]. أنا مستعد في [التاريخ] و[التاريخ الإضافي]. ومع ذلك، إذا كانت هذه التواريخ أو الأوقات لا تناسبك، فيرجى إبلاغي بالموعد الذي قد نتمكن فيه من اللقاء.

أعتذر عن أي إزعاج قد يسببه هذا الأمر، وأتطلع إلى مقابلتك في موعد مختلف.

بإخلاص،

[اسمك]

[معلومات الاتصال الخاصة بك]

نموذج رسالة الكترونية لطلب تأجيل الاجتماع2 :

Dear ……,

While I was looking forward to our meeting on June 28, 2019, at 4 p.m., I regretfully have to reschedule. I have a doctor’s appointment at this time, and I can no longer attend our meeting.

I am still very interested in hearing what you have to offer. I am available on July 8 at 4 p.m. or July 12 at 2 p.m. Although, if those dates or times do not work for you, please let me know what your schedule looks like, and we can find a better time.

I apologize for any inconvenience this may cause, and I look forward to meeting with you on a different date.

Sincerely,

Your name

……….@email.com

111111.111111

عزيزتي …..،

بينما كنت أتطلع إلى اجتماعنا في 28 يونيو 2019، الساعة 4 مساء يؤسفني إعادة الجدولة. لدي موعد مع الطبيب في هذا الوقت، ولم يعد بإمكاني حضور اجتماعنا.

ما زلت مهتمة جدًا بسماع ما لديك لتقدميه. أنا جاهزة يوم 8 يوليوز الساعة 4 مساءً. أو 12 يوليوز الساعة 2 بعد الظهر. ومع ذلك، إذا كانت هذه التواريخ أو الأوقات لا تناسبك، فيرجى إخباري كيف يبدو جدولك الزمني، ويمكننا العثور على وقت أفضل.

أعتذر عن أي إزعاج قد يسببه هذا الأمر، وأتطلع إلى مقابلتك في موعد مختلف.

بإخلاص،

اسمك

‏………@email.com‏

111111.111111

نرجو أن نكون قد وفرنا المعلومات الكافية حول 5 نماذج رسائل إيميل طلب تأجيل عقد اجتماع بالانجليزي لمزيد من التوضيحات حول هذا الموضوع تواصل معنا من خلال التعليقات.